Geschäftsführung der Pensionskasse: Wann lohnt sich ein Outsourcing?

Ob sich ein Outsourcing lohnt, ist einerseits vom vorhandene Know-how beziehungsweise dem Willen abhängig, dieses Know-how aufzubauen. Andererseits sind die Grösse des Unternehmens, die Anzahl der Versicherten und das Geschäftsvolumen der Pensionskasse ausschlaggebend für die passende Organisation.

Als Faustregel gilt: Eine Pensionskasse mit weniger als 1000 Versicherten sollte die Geschäftsführung ganz oder teilweise einkaufen. Ein Outsourcing-Partner kann die notwendige Infrastruktur wesentlich günstiger anbieten, weil er sie für mehrere Stiftungen einsetzt. Aber auch das notwendige Spezialwissen und eine geregelte Stellvertretung können bei einer Inhouse-Lösung nur mit grossem Aufwand und erheblichen Kosten bereitgestellt werden.

Service Level Agreement

Mit einem externen Partner wird ein sogenanntes Service Level Agreement ausgearbeitet, in dem alle Tätigkeiten und Prozesse beschrieben sind. Es werden Schnittstellen definiert und für die einzelnen Tätigkeiten quantitative und qualitative Ziele und Vorgaben vereinbart. Eine solche Vereinbarung hilft, eine zuverlässige Verwaltung zu gewährleisten und zu überprüfen, ob alle Aufgaben erfüllt sind, die im vereinbarten Honorar enthalten sind.

Das administrative und strategische Management einer Pensionskasse sollte pro Jahr nicht mehr als 300 bis 500 Franken pro Person kosten. Ausschlaggebend ist aber der vereinbarte Leistungsumfang. Er kann höher ausfallen, wenn die betriebliche Komplexität ungewöhnlich hoch ist oder wenn das Unternehmen zusätzliche Forderungen stellt.

Liegen die Verwaltungskosten deutlich über 500 Franken pro Person, muss den Mehrkosten ein klarer Nutzen gegenüberstehen.

Experten- und Geschäftsführungsmandat trennen

Pensionskassen sind verpflichtet, einen PK-Experten einzusetzen. Viele dieser Experten übernehmen auch Aufgaben im Zusammenhang mit der Versichertenverwaltung, die nicht gesetzlich geregelt sind. Das kann aus drei Gründen problematisch sein: Erstens sind die Stundensätze bei Expertenmandaten in der Regel deutlich höher als bei Geschäftsführungsmandaten.

Zweitens fehlt eine unabhängige, fachlich qualifizierte Überwachungsinstanz, wenn der PK-Experte gleichzeitig in der Verwaltung mitarbeitet. In so einem Fall würde sich die Verwaltung quasi selbst kontrollieren – er wäre im gleichen Unternehmen sowohl für die Leitung als auch für die Überwachung der Pensionskasse verantwortlich.

Drittens hat die klare Aufteilung in ein Experten- und ein Geschäftsführungsmandat den Vorteil, dass zwei Fachpersonen mit unterschiedlicher Ausbildung und Erfahrung den Stiftungsrat beraten. So fliessen auch kontroverse Inputs auf hohem fachlichem Niveau ein, und der meist nebenberuflich tätige Stiftungsrat kann sich eine fundiertere Meinung bilden.